Masuk paperless

Masuk paperless

Pergi paperless. Terdengar sedikit menakutkan? Nah, tidak benar-benar. Setidaknya itu tidak harus. Sedikitnya 10 tahun yang lalu, kami terus kotak pada kotak file-file kertas diarsipkan. Pada satu titik, kami memiliki setidaknya 100 kotak-kotak boneka untuk kapasitas dengan pohon-pohon. Sayangnya, itu adalah suatu keharusan. Saat itu, meskipun, teknologi (pada teknologi paling terjangkau) untuk pergi paperless tidak ada. Ini akan menelan biaya ribuan dolar dalam tenaga kerja dan jasa untuk surut membuat semua file-file kertas ke file elektronik. Fast forward ke hari dan pergi paperless cukup sederhana dan murah. Tapi mengapa pergi paperless? Sedikit ruang penyimpanan fisik yang diperlukan - menghemat lemari arsip, kertas, dan folder Mencari file menjadi lebih efisien - itu semudah "edit" "menemukan" Paperless, atau penyimpanan elektronik, lebih hemat biaya daripada mencetak segala sesuatu dan menyimpannya di salinan kertas - ruang penyimpanan elektronik murah! The "tinta" pada salinan elektronik dari apapun yang penting tidak akan akhirnya memudar seperti salinan kertas akan File lebih mudah ditransfer dari arsip Anda ke rekan yang mungkin perlu untuk melihatnya Anda tidak perlu membayar asisten untuk terus melakukan pengajuan untuk Anda. Dengan penyimpanan elektronik, itu snap untuk cepat "save as" ke dalam folder yang sesuai pada hard drive Anda Tentu saja, ada beberapa kelemahan untuk pergi tanpa kertas juga: Karena media elektronik rentan terhadap power surge, goresan, dan sejenisnya, ada risiko kehilangan data Anda harus ingat untuk membuat cadangan hard disk Anda dan menyimpan salinan data di tempat yang aman - dari lokal sebaiknya Anda mungkin harus melakukan pengajuan sendiri kecuali Anda ingin asisten Anda untuk mengakses komputer Anda Bahkan jika Anda sudah menjadi Packrat lama dari file-file kertas, tidak ada alasan Anda tidak bisa pergi tanpa kertas mulai sekarang. Mulailah dengan membuat keputusan sadar untuk tidak melanjutkan pencetakan dan pengarsipan segala sesuatu yang datang di meja Anda. Sama seperti Anda akan menyimpan file-file kertas Anda terorganisir dengan menyiapkan folder untuk berbagai topik, melakukan hal yang sama untuk file elektronik Anda dengan membuat folder di Microsoft Explorer Tergantung pada sistem pengarsipan Anda, mengatur folder untuk hal-hal seperti "Klien", "Prospek", "Bentuk Files", "Informasi Umum", dll Dalam folder tersebut adalah folder lagi. Misalnya, "Klien" folder harus berisi folder untuk setiap klien. "Prospek" folder harus berisi folder untuk setiap calon klien dan sebagainya. Kemudian, ketika prospek yang menjadi klien, Anda dapat cukup drag folder nya ke "Klien" folder Simpan semua file yang tampak penting. Sebelum dunia maya, orang-orang bisnis yang mudah dibagi menjadi 2 kategori: pelapor dan pilers. Pelapor terus hal-hal yang mereka pikir mereka mungkin perlu, tetapi dibuang sisanya. Mereka bisa mengisi keranjang sampah kertas di setengah hari. Pilers, di sisi lain, menyelamatkan segalanya. Keranjang sampah mereka adalah untuk tujuan dekoratif saja. Mereka akan menyimpan yang paling sepele hal "berjaga-jaga". Dunia maya telah berakhir perbedaan ini. Sekarang, Anda bisa (dan harus) menjadi keduanya. Untuk pilers: Menyimpan semua file Anda, atau sebagian besar dari mereka. Hanya membuat folder lebih untuk menyimpan mereka masuk Jika Anda memerlukan ruang hard lebih keras, hanya pergi keluar dan mendapatkannya. Ruang hard drive ridiculously murah dibandingkan dengan bahkan satu dekade lalu. Untuk pelapor: Segera setelah Anda telah menerima atau membuat file baru, simpan ke folder yang sesuai. Penamaan file Anda tepat akan memudahkan mengambil file-file dengan mudah nanti. Sistem pengarsipan Anda harus pertama dan terutama menjadi salah satu yang Anda dapat memahami dan mudah diingat - itu harus masuk akal bagi Anda. Bila Anda nama file Anda menggunakan sebanyak karakter yang Anda butuhkan dalam nama file sehingga Anda dapat mencari pada sebagian dari nama itu nanti. Ini harus memberikan yang baik, tapi singkat, deskripsi tentang apa dokumen berkaitan dengan. Kebanyakan orang telah menggunakan fitur pencarian Windows Explorer itu. Jika tidak, berlatih dengan itu sampai Anda dapat dengan mudah menemukan file Anda. Ini adalah alat yang cukup kuat dan sangat user-friendly. Ada beberapa alat lainnya yang akan membantu Anda dengan tujuan Anda pergi tanpa kertas: eFax (http://www.efax.com) adalah apa yang kita gunakan di sini. Untuk biaya bulanan nominal, semua faks masuk akan datang kepada Anda dengan cara email. Yap, mereka dibuang langsung ke kotak masuk Anda sebagai file gambar terlampir. Adobe Acrobat (versi lengkap - bukan pembaca (http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html) memungkinkan Anda untuk mengambil hampir file apapun, pilih "cetak" pilihan, dan mencetak ke Acrobat Distiller. Ini akan mengubah dokumen ke file pdf.. yang sangat mudah diangkut dan mudah-to-file jenis file, hampir semua orang dapat membaca file pdf.. ini membuat pengiriman dokumen Anda (dan melindungi mereka) angin. Sebagai catatan , ketika saya menerima dokumen Efax, karena jenis file tidak sangat universal, saya mencetak dari penampil Efax saya untuk Acrobat penyuling saya, membuat faks ke dalam file pdf.. Saya kemudian mengajukan versi pdf., sehingga lebih diangkut dan dilihat. Scanner adalah alat lain yang sangat diperlukan dalam dunia paperless. Hampir setiap bagian dari kertas atau foto yang Anda terima dapat dipindai dan dibuat menjadi file gambar elektronik. Setelah Anda telah membuat file gambar, Anda dapat mengirimkan email kepada siapa pun yang ingin Anda serta menyimpannya dalam file elektronik Anda pada hard drive Anda LapLink Everywhere http://www.laplink.com/products/lle/overview.asp dapat memfasilitasi memiliki asisten virtual Anda melakukan pengajuan elektronik untuk Anda. Ini mencakup pencarian remote desktop dari perangkat Web-enabled (didukung oleh Google Desktop Search) Laplink mana-mana memungkinkan Anda memilih bagaimana Anda ingin bekerja dan mana perangkat dengan akses internet yang ingin Anda gunakan untuk mengakses PC Anda. Sangat mudah dan cepat untuk set-up dan mudah digunakan Laplink ShareDirect http://www.laplink.com/products/sharedirect/overview.asp adalah alat yang hebat untuk pergi paperless. Hal ini memungkinkan instan berbagi folder pada PC Anda dengan satu atau ribuan pengguna, tanpa harus mengubah atau mengelola Internet Anda, firewall, atau konfigurasi router. Dan itu adalah 256-bit dienkripsi. Mudah-mudahan Anda dapat melihat bagaimana pergi tanpa kertas bisa mendapatkan keuntungan hampir semua perusahaan atau individu. Penghematan biaya sendiri sangat besar, mengurangi jumlah kertas, tinta, dan folder Anda perlu membeli.