Kantor paperless untuk CPA - Mitos atau Realitas?

Kantor paperless untuk CPA - Mitos atau Realitas?

Sebagai CPA baru di blok, sekitar delapan tahun yang lalu, saya telah membuat sebuah praktek untuk membaca sebanyak mungkin tentang praktik manajemen bersama dengan membaca biasa aku lakukan bersaing dengan hal-hal teknis. Saya datang di artikel setelah artikel tentang bagaimana hal itu mungkin bagi CPA untuk beroperasi di kantor hampir paperless. Meskipun demikian, cukup sulit bagi saya untuk membayangkan kantor saya sendiri menjadi kantor paperless. "Bagaimana mungkin seorang CPA benar-benar beroperasi praktek tanpa kertas?" Saya akan bertanya-tanya sepanjang waktu. Saya pikir ini berbicara tentang kantor paperless sebagai sesuatu dari penciptaan imajinasi tentang bagaimana kehidupan akan berada di 2035 ketika saya mungkin tidak ada. Teknologi yang saya gunakan di kantor saya membantu saya meningkatkan produksi. Itu juga membantu saya mempelajari beberapa kemungkinan yang lebih maju dalam sistem saya. Dalam praktek kecil saya, itu adalah jaringan client-server sederhana dengan koneksi internet T1. Ia selama salah satu perjalanan saya ke luar negeri sekitar empat tahun yang lalu, saya menemukan kekuatan sistem saya untuk yang terbaik. Dengan koneksi T1 dan alamat IP statis, saya bisa bekerja pada sistem kantor saya dari lebih dari 10.000 mil jauhnya tanpa masalah. Ini adalah pengalaman yang indah dan keinginan saya untuk mempelajari lebih lanjut tentang paperless office menjadi sangat kuat pada saat ini. Aku menghabiskan banyak waktu, didukung oleh keinginan yang kuat saya, untuk belajar pada cara saya mungkin bisa mengubah praktek CPA saya ke praktek paperless. Aku sudah menikmati kesenangan bekerja pada sistem kantor saya dari seluruh dunia. Saya berpikir bahwa jika saya hanya bisa mengakses semua dokumen lain yang saya butuhkan untuk melihat sementara bekerja pada file klien saya bahkan tidak akan perlu berada di kantor sama sekali untuk bekerja. Selain menikmati frustrasi interupsi terus menerus, mengakses kertas adalah satu-satunya alasan yang tersisa bagi saya untuk berada di kantor. Tentu ada alasan lain, tapi untuk melaksanakan pekerjaan saya untuk klien, mengakses kertas adalah satu-satunya. Sekarang keinginan saya begitu kuat, saya mulai berlari ke berbagai solusi pra-paket diiklankan di direct mail dan iklan majalah. Aku memeriksa beberapa, yang disebut beberapa nomor 800 dan menerima beberapa materi promosi. Semua ternyata di luar anggaran saya. Saya telah belajar banyak tentang potensi jaringan kantor sederhana saya sekarang, dan tahu bahwa aku terlalu miskin untuk membeli beberapa solusi yang baik pra-paket yang tersedia di luar sana untuk CPA. Setelah studi yang mendalam tentang teknologi di kantor saya dan perangkat keras yang tersedia di pasar dengan biaya terjangkau, saya datang ke sebuah kesimpulan yang luar biasa. Itu luar biasa karena berdasarkan perhitungan saya biaya konversi ke kantor tanpa kertas akan menjadi 5 atau 10% dari apa yang akan biaya saya untuk pergi dengan solusi pra-paket. Hal ini terjadi dalam satu tahun perjalanan saya di luar negeri dan sudah tiga tahun sejak itu. Aku tidak percaya itu tapi aku punya firasat bahwa saya benar dalam kesimpulan saya. Aku dianggap biaya gagal dalam upaya untuk pergi tanpa kertas tidak terlalu tinggi. Aku sudah mengelola praktek kertas penuh dan jika upaya untuk pergi paperless adalah untuk gagal - Saya akan tetap di mana aku berada - praktek kertas penuh. Saya menghabiskan cukup banyak waktu untuk mengembangkan rencana rinci tentang seluruh proses pergi tanpa kertas, memerintahkan scanner bahwa saya telah dipelajari dan ditemukan untuk menjadi yang paling terjangkau dan meluncurkan proyek. Dalam hal mengelola waktu staf untuk bekerja pada proses konversi dan mengelola prioritas itu cukup menantang. Proses itu sendiri cukup menyenangkan dan mengungkapkan (tentang harta karun di lemari arsip saya) tetapi di atas semua sangat memperkaya. Pada akhir proyek saya untuk pergi tanpa kertas, sekitar 60 hari dari ketika mulai, saya menemukan bahwa itu benar-benar mungkin untuk mengelola kantor hampir paperless. Saya menikmati lebih dari dua tahun di kantor paperless praktek saya. Efisiensi kantor naik secara signifikan selama periode itu. Klien mengalami berbeda, tingkat yang jauh lebih tinggi, efisiensi dalam pelayanan. Ada hal-hal tertentu yang pergi tepat untuk saya dalam proses ini. Saya mampu mengembangkan pemahaman saya di daerah ini selama bertahun-tahun karena rasa ingin tahu dan memiliki pegangan yang baik atas kapasitas jaringan kantor tampaknya kecil saya. Saya menemukan bahwa jaringan kantor saat ini, di banyak kantor CPA kecil, seperti otak manusia. Mereka sangat kuat dan sangat kurang dimanfaatkan. Sebuah kantor paperless BPA tidak lebih hal di masa depan. Penerima manfaat sebenarnya dari langkah ini oleh CPA adalah klien mereka. CPA yang tidak perlu menghabiskan banyak waktu mereka mendorong kertas dan menemukan dokumen hilang, pasti akan mampu memberikan layanan tingkat tinggi untuk klien mereka dan menguntungkan mereka lagi. Semua klien pantas CPA yang setidaknya paperless di tingkat dasar, yang benar-benar mungkin dengan jaringan komputer kantor kecil dan investasi yang sangat kecil.